Quadro archiviazione elettronica documenti
Tutti i documenti a portata di click
Tale applicativo si pone come obbiettivo la possibilità di archiviare elettronicamente qualsiasi tipo di documento cartaceo e digitale, in modo da ridurre al minimo l’archivio cartaceo, che in molte realtà risulta assumere dimensioni enormi e rendere accessibili le informazioni attraverso tecniche di interrogazione elettronica in modo da rendere semplice e veloce la fase di ricerca.
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I punti di forza
- Archiviazione dei documenti emessi, vedi offerte, fatture, DDT spedizione, etc. in contemporanea alla stampa o all’invio via e-mail, grazie all’uso di driver di stampa che convertono i nostri documenti in formato PDF.
Archiviazione dei documenti ricevuti in formato digitale.- Facilità di ricerca dei documenti archiviati mediante una visualizzazione ad albero e da una funzione specifica che visualizza solo i documenti che rispettano le specifiche ad essa indicate dall’utente.
- Archiviazione delle copie cartacee anche in due momenti diversi e da utenti diversi, in quanto prima si può eseguire l’acquisizione e poi in un secondo momento importarli in Quadro-Documenti.
- Possibilità di associare più informazioni al documento archiviato, per esempio il Cliente/Fornitore associato, la data del protocollo, l’oggetto e altro ancora, in modo da poter interrogare il DBase in molti modi.
- Il programma è sviluppato in due versioni la prima per lavorare in rete locale, la seconda è realizzata con tecnologia client/server mediante DBMS MySQL, per lavorare su reti geograficamente distribuite.
Alcune caratteristiche di Quadro Archiviazione Elettronica Documenti
- Il vantaggio principale dell’archiviazione elettronica è data dalla possibilità di ricercare velocemente un documento e dopo averlo trovato poterlo aprire, modificare, leggere, stampare o effettuarci qualsiasi altra operazione permessa. Per tale ragione il modulo Quadro-Documenti prevede che assieme al documento vengano salvate un set di informazioni che lo caratterizzano (protocollo, cliente/fornitore diriferimento, nome file….) in modo tale che la sua individuazione risulti immediata.
Per facilitare ancor di più la ricerca, i dati non vengono solo visualizzati nel classico formato tabellare, ma con una struttura ad albero simile all’esplora risorse di Microsoft- E’ possibile personalizzare l’aspetto della finestra di ricerca, quindi decidere quali colonne far vedere l’ordine il numero di documenti per pagina.
- Per ogni operatore l’amministratore potrà decidere quali gruppo di documenti potrà vedere, per esempio se sono presenti bilanci o dati sensibili si può decidere che quei documenti saranno visibili solo al gruppo “direzione” e non ai restanti utenti.
- Gli operatori e i tipi di documento sono stati resi tabellabili , così facendo la struttura dell’albero è determinata dall’ utente. Il documento si aprirà semplicemente con un doppio click.
- E’ possibile definire l’accesso di ogni utente, assegnandoli una login e password, in modo da garantire il rispetto della normativa sulla privacy, ed inoltre ad ogni utente l’amministratore del sistema è in grado di definire quali sezioni del programma è abilitato ad utilizzare e quali no.
- Definito l’utente ad ogni accesso sarà necessario digitare la login e password.
- E’ data la possibilità di inserire Clienti e Fornitori, inmodo tale da potersi creare delle rubriche condivise oltre a poter assegnare ai documenti archiviati il relativo fornitore o cliente.
- Per facilitare la ricerca dei documenti, è stata introdotta una finestra nella quale è possibile ricercare un documento attraverso l’inserimento di una o più informazioni. A seconda dei dati introdotti nell’albero compariranno esclusivamente i documenti con le proprietà indicate.
